Politique en matière de confidentialité

La présente Politique en matière de confidentialité s’applique au site Web de HBM+, une division de Green Shield Canada (GSC).

Le respect de votre vie privée et la protection de la confidentialité de vos renseignements ont toujours été au cœur de la conduite de nos affaires et, aux yeux de tous nos employés, il s’agit d’une responsabilité. La gamme des solutions offertes aux clients ne cesse de s’accroître et la technologie utilisée pour ce faire change constamment. Toutefois, peu importe les changements apportés à nos activités commerciales, nous maintenons notre engagement à protéger et à respecter votre droit à la vie privée et la confidentialité de vos renseignements.

Notre engagement en matière de confidentialité

HBM+ a souscrit un engagement à l’endroit de la protection de tout renseignement personnel qu’elle a recueilli ou qu’elle détient, y compris de tout renseignement confié à une tierce partie dans le but de satisfaire aux exigences aux fins desquelles il a été recueilli.

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement, consigné ou non, au sujet d’une personne identifiable, notamment des renseignements qui, une fois comparés à d’autres, permettent d’établir l’identité d’un individu. Parmi les renseignements personnels que nous recueillons, on retrouve le nom, l’adresse de courriel et l’adresse IP.

Notre Politique en matière de confidentialité

Notre Politique en matière de confidentialité vous informe de la teneur de nos politiques et procédures relatives à la confidentialité et ils vous éclairent sur les mesures que nous avons prises, afin de nous assurer de la protection de votre vie privée et du respect de la confidentialité de vos renseignements personnels. La politique repose sur les dix principes exposés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. En adoptant ces principes, nous envoyons un message percutant au public, à l’effet que nous avons mis en place des politiques et procédures susceptibles de contrôler la cueillette, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels; d’autre part, cela vient renforcer notre engagement actuel sur le plan du service à la clientèle.

Notre Politique en matière de confidentialité instaure un équilibre entre vos droits à la protection des renseignements personnels et la possibilité pour nos employé(e)s de disposer des renseignements dont ils/elles ont légitimement besoin pour offrir le service à la clientèle. Il s’articule en fonction des principes-clés qui suivent.

Utilisation de renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de répondre aux demandes adressées à HBM+ et communiquer avec vous au sujet de tous services auxquels vous êtes inscrits.

Consentement

En vous rendant au site Web de HBM+, vous consentez au recueil, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels aux fins dudit recueil, tel qu’indiqué dans la présente Politique en matière de confidentialité, modifié de temps en temps ou identifié par nous au moment du recueil.

Vos renseignements personnels ne sont obtenus et utilisés qu’avec votre consentement. Nous voyons à obtenir votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels selon des modalités quelconques qui ne vous auraient pas été préalablement explicitées.

Retrait d’un consentement

En tout temps, vous pouvez nous retirer votre consentement, sous réserve de toute disposition légale ou réglementaire à l’effet contraire.

Exceptions en matière de consentement

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement uniquement :

Protection

Nous protégeons vos renseignements personnels contre les erreurs, la perte et l’accès non autorisé.

Nos employé(e)s qui ont accès à vos renseignements personnels sont sensibilisé(e)s aux façons d’en sauvegarder la confidentialité. Dans le cadre des conditions qui prévalent à son emploi, chaque employé(e) est tenu(e) de signer une entente en vertu de laquelle il (elle) se doit de considérer comme confidentiels tous les renseignements auxquels il (elle) a accès. En outre, il (elle) doit participer à des programmes annuels de formation, afin de le (la) sensibiliser davantage face au respect de la vie privée et à la sécurité des renseignements personnels. Dans le but de protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre tout accès et utilisation non autorisés, nous disposons de normes de sécurité. Ainsi, en tout temps, vos renseignements personnels se trouvent protégés lorsqu’ils sont classés dans nos fichiers de données ou manipulés par nos employé(e)s.

Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels seulement aux fins dudit recueil ou pour satisfaire à toute exigence de nature juridique, réglementaire ou fiscale. Nous disposons de normes de conservation aptes à répondre à ces exigences. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous détruisons vos renseignements personnels ou nous retirons votre nom des renseignements comme tels.

Accès et exactitude

Vous pouvez obtenir et vérifier la justesse de vos renseignements personnels.

Vous pouvez vérifier vos renseignements personnels afin de vous assurer de leur exactitude. Pour vérifier l’exactitude des renseignements personnels que HBM+ pourrait détenir à votre sujet, vous pouvez vous adresser à nos représentants du Service à la clientèle en composant le 1 888 711‑1119 ou par courriel à privacy@HBMplus.ca. La vérification de vos renseignements personnels ne s’accompagne d’aucuns frais. Selon les circonstances, il se peut toutefois que des frais minimums soient exigés pour les renseignements personnels que vous demandez. Si des frais s’appliquent, nous vous en informerons. Si vous voyez des renseignements qui doivent être corrigés, nous vous aiderons à corriger lesdits renseignements ou à trouver le moyen approprié de procéder à ces corrections.

Veuillez prendre note qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir des renseignements vous concernant et tirés de nos dossiers s’ils contiennent des allusions à d’autres personnes, s’ils sont assujettis à des privilèges juridiques, s’ils contiennent des renseignements nous appartenant en exclusivité, s’ils s’avèrent trop coûteux à extraire ou qu’il ne soit pas possible de les divulguer pour d’autres considérations d’ordre juridique.

Divulgation

Vous pouvez obtenir l’identité d’une entité à laquelle nous aurions confié des renseignements à votre sujet.

Si vous nous en faites la demande, nous vous informerons de l’identité des entreprises ou organismes extérieurs auxquels nous aurons fourni des renseignements personnels ou nous vous mettrons en communication avec la personne appropriée, à qui vous pourrez poser des questions au sujet de ces renseignements.

Réponse

Nous ferons promptement écho et répondrons à votre demande d’accès de vos renseignements personnels.

Conformité et vérification

Nous vérifions notre conformité avec cette Politique en matière de confidentialité et souscrivons un engagement à en respecter ses principes à la lettre.

Nous avons mis en place des politiques et des procédures, afin d’aider nos employé(e)s à s’en tenir à notre Politique en matière de confidentialité. Notre service interne de vérification surveille de façon régulière le respect de cette Politique.

Si vous avez des questions ou des plaintes quelconques à formuler au sujet de notre Politique en matière de confidentialité, ou sur la façon dont nous nous la respectons, laissez-le-nous savoir immédiatement.

Il nous importe d’apaiser vos inquiétudes.

Nous avons souscrit l’engagement de vous traiter avec le plus grand respect et la plus totale des considérations et de vous fournir le meilleur niveau de service qui soit. Si vous avez des préoccupations ou des questions quelconques au sujet du respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels, ou toute autre inquiétude concernant la façon dont nous avons composé avec une demande de renseignements personnels, vous pouvez poser l’un des gestes qui suivent.

Communiquez avec notre Responsable de la confidentialité :

Courriel : privacy@HBMplus.ca

Le bureau du Responsable de la confidentialité accusera réception de votre plainte. Dans les deux semaines de la réception de votre demande, le Responsable de la confidentialité vous écrira ou vous téléphonera pour vous laisser savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires en cours d’implantation et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution complète pourrait être envisagée.

Si vos préoccupations demeurent non résolues, veuillez communiquer avec :

Le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Téléphone : 1 819 994-5444
Sans frais : 1 800 282-1376
TTY : 1 819 994-6591
SITE WEB : www.priv.gc.ca/fr/